Iemand kan vragen welke gegevens BesluitBron over hem of haar heeft, en kan vragen die te corrigeren of te verwijderen. Vanaf 1.3.11 heeft de beheerconsole daarvoor een scherm, "Personal data requests". Dit is de werkwijze.
Waar een verzoek binnenkomt
Een verzoek komt binnen op het adres dat in de privacyverklaring staat. Er is met opzet geen formulier waarmee iemand zelf een verzoek indient. Zo'n formulier zou op een dienst zonder accounts een manier zijn om gegevens op te vragen over een adres dat iemand kiest, met de controle op wie er vraagt achteraf.
Een beheerder legt het verzoek met de hand vast op het scherm. De dienst rekent er dan een maand voor, en toont op het dashboard hoeveel dagen er nog zijn.
De taal van het antwoord
Bij het vastleggen kiest de beheerder de taal van het dossier: Nederlands of Engels. Die keuze staat vast bij het verzoek en bepaalt de hele brief, van de kop tot het laatste veld. Wordt het dossier later opnieuw samengesteld, dan komt het in dezelfde taal terug, ook wanneer de beheerder de console intussen in een andere taal leest.
Er zijn twee talen en niet zestien. Elke zin in zo'n dossier is met de hand geschreven. Een machinaal vertaalde tekst kan hier fout zijn op een manier die de lezer niet kan zien, en dat is dezelfde reden waarom de juridische pagina's van de site in vier talen bestaan en niet in zestien.
Eerst vaststellen wie er vraagt
Er wordt geen dossier samengesteld voordat is vastgelegd waarop is aangenomen dat de verzoeker is wie hij zegt. Er zijn drie gronden:
- het antwoord gaat naar het e-mailadres dat al in het abonneebestand staat, en nergens anders heen;
- de verzoeker is aangemeld op de console, dus het account wijst de persoon aan;
- een behandelaar schrijft in één zin op waarom hij de claim gelooft. Dit is de grond bij een verzoek over een netwerk of een sessie, want die wijzen geen persoon aan.
Een kopie van een identiteitsbewijs wordt nooit opgeslagen. Een dienst die paspoortscans verzamelt om de AVG te dienen, is zelf het grotere probleem geworden.
Wat de dienst dan doet
Het scherm zoekt in elke opslag die de dienst heeft: het logboek, de fouttabel, het abonneebestand, de accounts, het tracebestand, de tijdelijke opslagen in het geheugen en het register van verzoeken zelf. Per opslag komt in het dossier te staan waarvoor die opslag dient, op welke grondslag hij wordt gehouden, hoe lang hij bewaard blijft, wat er is gevonden en wat er bij een verwijderverzoek gebeurt.
Er wordt alleen op hele waarden gezocht, nooit op een deel ervan. Er wordt niet op naam gezocht en er wordt niet gezocht in de registers die BesluitBron ontsluit: een naam in een raadsstuk of een uitspraak hoort bij het bestuursorgaan of het gerecht dat het heeft gepubliceerd, en niet bij deze dienst. Zie Openbaarheid en Persoonsgegevens.
Wat er niet wordt verstrekt
Gaat een verzoek alleen over een IP-adres, dan wordt geteld en beschreven wat er staat, en wordt de inhoud van die regels niet gegeven. Het vastgelegde adres is ingekort tot een netwerk en dat netwerk wordt door veel mensen gedeeld. De inhoud verstrekken zou het verkeer van anderen meegeven.
Kan een opslag niet worden gelezen, dan staat dat in het dossier. Een leeg antwoord dat in werkelijkheid een storing was, mag niet worden gelezen als "er is niets".
Wat er wordt bewaard
Het dossier komt in de gegevensmap te staan, in een map per verzoek, met het antwoord in JSON en een conceptbrief. Het dossier wordt negentig dagen na het sluiten van het verzoek verwijderd. Wat blijft staan, is de regel in het register: wat er is gevraagd, op welke grond, door wie het is behandeld en een hash van het dossier dat is verstuurd. Daarmee is achteraf aan te tonen dát er is geantwoord, zonder het antwoord te bewaren.
Het scherm en het register hebben een database nodig, en die is er vanaf versie 1.3.73 altijd, want zonder start de dienst niet. Tot en met versie 1.3.72 meldde het scherm dat er geen database was. Een register van wie wat heeft gevraagd hoort niet in een los bestand. Ligt er nog een oud logbestand van voor de overstap, dan wordt dat bij een verzoek meegelezen, zodat het antwoord volledig blijft.
Wat een verwijderverzoek oplevert
Per opslag komt er een oordeel, met de reden erbij:
- het abonneebestand: het adres wordt verwijderd. Het staat er om berichten te sturen en voor niets anders;
- het logboek en het tracebestand: er is geen regel die aan één persoon is toe te schrijven, en de opslag ruimt zichzelf op. Het dossier noemt de datum waarop de laatste regel weg is;
- de fouttabel: hetzelfde, behalve bij een melding die als aanval is beoordeeld. Die blijft staan tot haar termijn, en dat wordt gezegd in plaats van stilzwijgend overgeslagen;
- een account: dat wordt niet op verzoek verwijderd zolang het bestaat, want het is waarmee iemand deze installatie beheert.