Toute personne peut demander quelles données BesluitBron détient à son sujet et demander leur rectification ou leur suppression. Depuis le 1er mars 2011, la console d'administration dispose d'un écran dédié à cet effet, intitulé « Demandes relatives aux données personnelles ». Voici la procédure à suivre.
Où une demande est-elle reçue ?
Une demande est envoyée à l'adresse indiquée dans la déclaration de confidentialité. Il n'existe délibérément aucun formulaire permettant à une personne de soumettre elle-même une demande. Sur un service ne nécessitant pas de compte, un tel formulaire permettrait en effet de demander des informations sur une adresse choisie par l'utilisateur, l'identité de la personne à l'origine de la demande ne pouvant être vérifiée qu'a posteriori.
Un administrateur enregistre manuellement la demande à l'écran. Le service calcule ensuite la durée de traitement (un mois) et affiche sur le tableau de bord le nombre de jours restants.
La langue de la réponse
Lors de la création du dossier, l'administrateur choisit la langue de celui-ci : néerlandais ou anglais. Ce choix est figé dès la demande et détermine l'ensemble de la lettre, de l'en-tête jusqu'au dernier champ. Si le dossier est reconstitué ultérieurement, il s'affiche dans la même langue, même si, entre-temps, l'administrateur consulte la console dans une autre langue.
Il y a deux langues, et non seize. Chaque phrase de ce type de dossier est écrite à la main. Un texte traduit automatiquement peut comporter ici des erreurs que le lecteur ne peut pas détecter, et c'est pour cette même raison que les pages juridiques du site sont disponibles en quatre langues et non en seize.
Commencer par déterminer qui en fait la demande
Aucun dossier n'est constitué tant qu'il n'a pas été établi que le demandeur est bien celui qu'il prétend être. Il existe trois motifs :
- la réponse sera envoyée à l'adresse e-mail déjà enregistrée dans la base d'abonnés, et nulle part ailleurs ;
- le demandeur est connecté à la console, donc le compte correspond à cette personne ;
- Un praticien explique en une seule phrase pourquoi il estime que la demande est fondée. C'est le fondement d'une demande concernant un réseau ou une séance, car ceux-ci ne désignent aucune personne en particulier.
Aucune copie d'une pièce d'identité n'est jamais conservée. Un service qui collecte des scans de passeports pour se conformer à l'AVG est lui-même devenu le problème majeur.
En quoi consiste ce service ?
L'écran effectue une recherche dans toutes les zones de stockage du service : le journal, la table des erreurs, le fichier des abonnés, les comptes, le fichier de trace, les zones de stockage temporaires en mémoire et le registre des requêtes lui-même. Pour chaque espace de stockage, le dossier précisera à quoi il sert, sur quelle base il est conservé, pendant combien de temps il est conservé, ce qui y a été trouvé et ce qu’il advient en cas de demande de suppression.
La recherche porte uniquement sur des valeurs entières, jamais sur une partie de celles-ci. La recherche ne s'effectue pas par nom et ne porte pas sur les registres mis à disposition par BesluitBron : un nom figurant dans un document du conseil municipal ou dans une décision judiciaire relève de l'autorité administrative ou de la juridiction qui l'a publié, et non de ce service. Voir Openbaarheid en Persoonsgegevens.
Ce qui n'est pas fourni
Si une demande porte uniquement sur une adresse IP, on recense et on décrit ce qui y figure, sans communiquer le contenu de ces lignes. L'adresse enregistrée est réduite à un réseau, et ce réseau est partagé par de nombreuses personnes. Communiquer ce contenu reviendrait à divulguer le trafic d'autres personnes.
Si une donnée ne peut pas être lue, cela est indiqué dans le dossier. Une réponse vide qui, en réalité, correspondait à un dysfonctionnement, ne doit pas être interprétée comme signifiant « il n'y a rien ».
Ce qui est conservé
Le dossier est enregistré dans le répertoire de données, dans un dossier dédié à chaque demande, avec la réponse au format JSON et un projet de lettre. Le dossier est supprimé quatre-vingt-dix jours après la clôture de la demande. Ce qui est conservé, c’est l’entrée dans le registre : l’objet de la demande, le motif invoqué, le nom de la personne qui l’a traitée et un hachage du dossier envoyé. Cela permet de prouver a posteriori qu’une réponse a bien été donnée, sans pour autant conserver la réponse elle-même.
L'écran et le registre ont besoin d'une base de données, qui est toujours présente à partir de la version 1.3.73, car sans elle, le service ne démarre pas. Jusqu'à la version 1.3.72 incluse, l'écran signalait l'absence de base de données. Un registre indiquant qui a demandé quoi ne doit pas se trouver dans un fichier séparé. S'il existe encore un ancien fichier journal datant d'avant la migration, celui-ci est pris en compte lors d'une requête, afin que la réponse reste complète.
Ce qu'apporte une demande de suppression
Chaque évaluation est accompagnée d'un avis et de sa justification :
- la liste des abonnés : l'adresse est supprimée. Elle sert uniquement à envoyer des messages, et à rien d'autre ;
- le journal et le fichier de trace : aucune ligne ne peut être attribuée à une personne en particulier, et le stockage se vide automatiquement. Le dossier indique la date à laquelle la dernière ligne a disparu ;
- le tableau des erreurs : idem, sauf dans le cas d'un signalement considéré comme une attaque. Celui-ci reste affiché jusqu'à son expiration, et cela est clairement indiqué au lieu d'être tacitement ignoré ;
- Un compte : il ne sera pas supprimé sur simple demande tant qu'il existera, car c'est grâce à lui qu'une personne gère cette installation.